HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Vereniging Lokaal Wassenaar!
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 7 november 2017 en
geamendeerd in de Algemene Leden Vergadering van 13 december 2017
Dit huishoudelijk reglement regelt in aanvulling op de statuten dd. 27 juli 2017 zaken van algemeen verenigingsbelang en is bindend voor leden, ereleden en donateurs.
DE LEDEN
Artikel 1 Jaarlijkse bijdrage
In overeenstemming met de bepalingen in artikel 8 van de statuten, is ieder lid een jaarlijkse bijdrage aan de vereniging verschuldigd. De bedragen van de jaarlijkse bijdrage en de minimum donatie worden jaarlijks door de algemene vergadering, voor het komende jaar vastgesteld, op voorstel van het bestuur. Bij gebreke van een betreffend besluit van de algemene vergadering geldt de bijdrage die voor het voorgaande jaar was vastgesteld. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een extra vrijwillige omslag vaststellen ten behoeve van bijzondere doeleinden zoals een verkiezingsfonds.
a. Indien een lid in de loop van het jaar toetreedt, gaat de contributie in op de eerste dag van de maand volgend op de dag van aanname tot lid en is een tijdsevenredig bedrag aan contributie verschuldigd.
b. indien een lid de vastgestelde contributie of bijdrage over een bepaald jaar, niet conform Artikel 8 lid 3 van de statuten heeft voldaan wordt zij/hij schriftelijk op haar/zijn verplichtingen gewezen.
c. Indien hierop binnen vier weken geen betaling volgt wordt het lid nogmaals aan haar/zijn verplichtingen herinnerd. Wordt hierop binnen vier weken wederom niet gereageerd, dan wordt het lid met onmiddellijke ingang uit het lidmaatschap ontzet conform Artikel 5 lid 4 van de statuten. Het lid wordt terzake schriftelijk geïnformeerd.
HET BESTUUR EN DE COMMISSIES
Artikel 2 Taken en bevoegdheden van het bestuur
Onverminderd het bepaalde in artikel 9 en 10 van de Statuten, heeft het bestuur tot taak:
- Het bijeenroepen van algemene vergaderingen van leden en het opstellen van de agenda daarvan
- Het organiseren van evenementen waarbij het gedachtegoed van de vereniging wordt uitgedragen
- Het binnen 6 maanden na afloop van het verenigingsjaar opstellen en aan de algemene vergadering ter goedkeuring voorleggen van een jaarverslag, een jaarrekening en een begroting, volgens de bepalingen van o.a. art 15 van de statuten;
- Het opstellen en in overleg met de fractie publiceren van:
- de kandidatenlijst bij gemeenteraadsverkiezingen
- beginselen en verkiezingsprogramma’s
- beleidsnota’s
- Het inruimen van tijd op de agenda van de algemene vergadering waarin fractie en eventuele wethouder(s) het gevoerde beleid toelichten. Het bestuur stelt een vergaderschema op voor de bestuursvergaderingen.
- Het bestuur kan uit zijn midden of uit de leden afgevaardigden in externe organen en/of lichamen aanwijzen.
Artikel 3 Kandidaatstelling nieuwe bestuursleden
- Kandidaatstelling van nieuwe bestuursleden kan geschieden door het bestuur van de vereniging. Tevens kunnen tenminste 10% van de leden tezamen, uiterlijk tot 14 dagen voor de datum waarop de verkiezingen van een of meer bestuursleden wordt gehouden, bij de secretaris schriftelijk opgave doen van kandidaten. De verkiezing van het bestuur geschiedt door de algemene ledenvergadering.
- Een bij een tussentijdse vacature gekozen bestuurslid treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats zij/hij is gekozen volgens het rooster zou zijn afgetreden.
Artikel 4 Taken en bevoegdheden van de voorzitter
a. De voorzitter is verplicht een extra bestuursvergadering uit te schrijven, indien en zodra een meerderheid van de bestuursleden hierom verzoekt.
b. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur, het bestuur alsmede de algemene vergadering.
c. De voorzitter is verantwoordelijk voor de coördinatie van de activiteiten binnen het bestuur.
d. Tot de specifieke taken van de voorzitter hoort de representatie van de vereniging, zowel bij interne als externe contacten.
e. De voorzitter is eindverantwoordelijke voor het onderhouden van de contacten met de media betreffende verenigingsaangelegenheden en publicaties naar de leden.
Artikel 5 Taken en bevoegdheden van de secretaris
De secretaris is verantwoordelijk voor:
· het voeren van de correspondentie;
· het opstellen en bekendmaken van het jaarlijkse schema van vergaderingen en activiteiten;
· het uitnodigen voor de vergaderingen van het bestuur en de algemene vergadering;
· de verslaglegging van deze vergaderingen;
· het verzorgen van het archief;
· het voeren van de ledenadministratie;
· het opstellen van het jaarverslag.
Artikel 6 Taken en bevoegdheden van de penningmeester
De penningmeester is belast met
· het beheer van de geldmiddelen en de verantwoording van de uitgaven
· het opstellen van de jaarlijkse begroting en controle van de uitgaven tegen de begroting.
· Het tijdig voorleggen van de financiële jaarstukken aan de kascommissie
· Het innen van de contributies
Artikel 7 Geldmiddelen
a. De inkomsten voor zover niet zijnde contributie der leden, komen – behoudens nadrukkelijke andere wens van de schenker- ten goede aan de kas der vereniging. Het bestuur besluit of een schenking wordt geaccepteerd.
b. Kosten van algemene aard worden uit de middelen der vereniging bestreden. Het bestuur kan, zo nodig en voor zover dit binnen de begroting valt, gelden ter beschikking van commissies en/of derden stellen.
Artikel 8 Begroting en uitgaven
a. Het bestuur legt jaarlijks voorafgaand aan het komende boekjaar de begroting voor dat jaar ter vaststelling voor aan de algemene vergadering.
b. De begroting is met een marge van 10% op het totale bedrag taakstellend.
c. Voor uitgaven buiten dat kader is goedkeuring nodig van de algemene ledenvergadering.
Artikel 9 Commissies, contactpersonen en adviseurs
Voor het organiseren en uitvoeren van bepaalde activiteiten en speciale opdrachten kan het bestuur commissies instellen, bestaande uit een of meerdere personen; deze zijn belast met bijzondere werkzaamheden ten dienste van de vereniging. Een commissie ondersteunt en adviseert het bestuur over een specifiek onderwerp. Een commissie kan een permanent karakter hebben of voor bepaalde periode of taak (ad hoc) in het leven geroepen worden. Het bestuur streeft naar o.a. de volgende commissies:
· Strategie en beginselprogramma
· Antecedenten kandidaten gemeenteraad, raadscommissies en wethouder (ad hoc)
· Publiciteit
· Ledenwerving
· Evenementen Verkiezingsprogramma en verkiezingsplanning( ad hoc)
· Ondersteuning van raadsleden die aangeven daaraan behoefte te hebben
Commissies, contactpersonen en adviseurs zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en opereren onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
Artikel 10 Publiciteit
De vereniging kan haar denkbeelden en standpunten onder andere uitdragen door middel van:
· een website
· social media
· een verenigingsblad
· brochures, pamfletten en advertenties;
· krantenartikelen in dag- en weekbladen;
· persconferenties en radio-interviews;
· informatie-kramen bij openbare gebeurtenissen
De publiciteitscommissie heeft de gedelegeerde verantwoordelijkheid voor de publiciteits-planning en de grafische en technische verzorging van het drukwerk, de overige media en de website. De publiciteitscommissie omvat de redactie van het verenigingsblad en van de website. Teksten voor publicatie namens de vereniging kunnen door leden worden ingezonden aan de publiciteitscommissie.
Artikel 11 Verbod financiële/materiële voordelen
Het is bestuursleden en leden van commissies verboden, financiële of materiële voordelen te trekken uit hoofde van hun functie, behoudens de emolumenten ontvangen in de kwaliteit van lid van de gemeenteraad of wethouder.
Artikel 12 Onverenigbaarheid van functies
Een lid van het bestuur is geen lid van de gemeenteraad of commissielid en bekleedt niet de functie van wethouder. Indien een dergelijke functieclustering ontstaat treedt het betreffende bestuurslid af op de eerstkomende algemene vergadering of zoveel eerder als de overige bestuursleden gewenst vinden.
In bijzondere gevallen kan het bestuur – al dan niet geclausuleerd – dispensatie verlenen.
Een bestuurslid, lid van de gemeenteraad, commissielid en wethouder geeft het bestuur volledige transparantie ten aanzien van al dan niet betaalde (neven-) functies en relaties die op enigerlei wijze tot belangenverstrengeling zouden kunnen leiden; tenminste 1 maand voor de aanvaarding van de functie, ten minste elke 2 jaar na benoeming en per direct bij een wijziging. Het bestuur geeft op basis van de ingediende informatie al dan niet goedkeuring voor aanvaarding en/of continuering van de bestuurs- of politieke functie. Indien er risico bestaat voor enige vorm van (schijn van) belangenverstrengeling onthoudt de desbetreffende persoon zich van het uitoefenen van de betreffende politieke of bestuursfunctie. In geval van enig dispuut en/of twijfel beslist het bestuur.
DE ALGEMENE VERGADERING
Artikel 13 De algemene vergadering
Deze bepalingen zijn in aanvulling op de artikelen 13 -15 van de statuten. Het bestuur belegt een algemene vergadering tenminste een keer per jaar en indien het zulks nodig oordeelt of indien daartoe door tenminste een tiende van de stemgerechtigde leden of de helft van de leden van de fractie in de gemeenteraad bij het bestuur schriftelijk het verzoek wordt gedaan onder opgaaf van redenen.
a. Een algemene vergadering wordt niet gehouden, indien minder dan 10% van de leden – waaronder niet begrepen bestuursleden – aanwezig zijn. Binnen 14 dagen wordt dan een nieuwe vergadering uitgeschreven, welke ongeacht het aantal aanwezige leden doorgaat.
b. Tenminste 21 dagen van te voren informeert het bestuur de leden schriftelijk over de datum van te houden algemene ledenvergaderingen.
c. Het bestuur stelt de agenda samen voor de algemene vergadering. Agenda en vergaderstukken worden 14 dagen voor de algemene vergadering aan de leden toegezonden. Tot 7 dagen voor de vergadering kunnen ook leden agendapunten voordragen onder opgaaf van redenen. Deze agendapunten moeten door het bestuur voor het begin van de vergadering schriftelijk aan de leden worden bekend gemaakt.
d. Over niet geagendeerde onderwerpen kan niet rechtsgeldig beslist worden.
e. De leden dienen een presentielijst te tekenen. De secretaris voegt deze lijst bij de notulen.
KANDIDAATSTELLING GEMEENTERAAD
Artikel 14 Kandidaatstelling voor de groslijst
De groslijst is de geordende lijst van kandidaten voor de verkiezing van de gemeenteraad van Wassenaar, zoals die door het bestuur aan de leden zal worden voorgesteld.
De kieslijst is de geordende lijst van kandidaten voor de verkiezing van de gemeenteraad van Wassenaar, zoals die door het bestuur aan de gemeente zal worden overgedragen.
- Minimaal 20 weken voor de uiterste datum van indiening van een kieslijst voor
gemeenteraadsverkiezingen deelt het bestuur de leden schriftelijk mede dat de procedure voor vaststelling van de kieslijst wordt gestart. - Alleen personen die lid zijn van de vereniging en op het moment van aanmelding niet zijn geschorst kunnen verkiesbaar zijn.
- Kandidaten voor de kieslijst, dan wel voor de positie van lijsttrekker, worden voorgedragen door het bestuur, of door tenminste 5 leden, die de kandidaat uiterlijk 2 weken na de schriftelijke melding onder a) aan het bestuur dienen voor te dragen
- Alle voorgedragen kandidaten worden op een groslijst geplaatst.
- Het bestuur stelt een commissie samen voor een antecedenten onderzoek van alle kandidaten op de groslijst, genaamd antecedentencommissie
- De antecedentencommissie hoort alle kandidaten, wint waar nodig additionele informatie in en doet het bestuur een voordracht van potentieel geschikte en ongeschikte kandidaten
- Het bestuur stelt, gehoord hebbende de antecedentencommissie, de uiteindelijke groslijst vast en laat daarbij eventueel kandidaten afvallen. Hierbij wordt de zittende fractie gehoord.
- Het bestuur inventariseert welke personen van de groslijst zich als lijsttrekker op de kieslijst beschikbaar willen stellen en stelt de volgorde vast van kandidaten voor de positie van lijsttrekker.
- Het bestuur bereidt voor elke kandidaat lijsttrekker een separate lijst met de gewenste volgorde van kandidaten voor,
- In principe kunnen kandidaten maximaal twee elkaar direct opvolgende perioden de functie van raadslid vervullen. Het bestuur kan bij de samenstelling van de groslijst in dringende gevallen hier van afwijken, waarbij aan de algemene ledenvergadering de motivatie daarvan moet worden overlegd.
Artikel 15 Het kiezen van de lijsttrekker en vaststellen van de kieslijst voor de gemeenteraadsverkiezingen
Algemeen
a. Minimaal 14 weken voor de uiterste datum van indiening van een kieslijst voor
gemeenteraadsverkiezingen roept het bestuur een algemene ledenvergadering samen voor vaststelling van de kieslijst.
b. Uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering wordt met de andere vergaderstukken aan de leden toegezonden :
i. de door het bestuur voorgestelde volgorde van kandidaten voor lijsttrekker
ii. een alfabetisch geordende lijst van de overige kandidaten
c. Iedere op de groslijst genoemde kandidaat krijgt 5 minuten spreektijd om zijn/haar kandidatuur aan de algemene ledenvergadering toe te lichten.
d. Het bestuur benoemt ter vergadering uit de aanwezige leden twee stemopnemers, van wie de namen niet op de groslijst voorkomen.
e. Voor iedere positie op de kieslijst wordt een separate stemronde gehouden
f. De ter vergadering aanwezige leden geven op het ter plekke door het bestuur te verstrekken genummerde kiesbiljet d.m.v. een kruisje de gewenste kandidaat aan en leveren dit bij de aangewezen stemopnemers in. De stemopnemers:
g. inventariseren de ingekomen kiesbiljetten,
h. laten ongeldig ingevulde biljetten buiten beschouwing
i. bepalen het stemresultaat en delen dit mede aan de vergadering, Een afwezig lid kan zich laten vertegenwoordigen door een ter vergadering aanwezig zijnd lid indien hij conform Artikel 15 lid 2 van de statuten een machtiging heeft ingediend. Een aanwezig lid kan maximaal 1 volmacht stem uitbrengen.
De verkiezing van lijsttrekker
a. De verkiezing van de lijsttrekker vindt als eerste plaats conform artikel 15, lid c t/m i .
b. Indien bij stemming over slechts 1 kandidaat de stemmen staken beslist de voorzitter
c. Indien meerdere kandidaten een gelijk aantal stemmen behalen wordt de door het bestuur voorgestelde lijsttrekker verkozen.
Vaststelling van de kieslijst voor de gemeenteraadsverkiezingen
a. Het bestuur overlegt de algemene ledenvergadering de groslijst zoals genoemd in artikel 14, lid i.
b. Het bestuur geeft de ledenvergadering een toelichting op de door haar voorgestelde volgorde.
c. Vervolgens wordt er conform artikel 15, lid c, d, en e voor de tweede en elke volgende positie op de kieslijst een stemming gehouden. Voor de laatste positie op de kieslijst is geen stemming noodzakelijk.
d. Indien meerdere kandidaten een gelijk aantal stemmen behalen geeft de door het bestuur voorgestelde volgorde van deze kandidaten de doorslag.
Afronding van de stemprocedure
a. De door de algemene ledenvergadering gekozen lijsttrekker komt op positie 1 van de kieslijst voor de gemeenteraadsverkiezingen te staan.
b. De door de algemene ledenvergadering gekozen kandidaat raadsleden komen in volgorde van hun verkiezing vanaf positie 2 op de kieslijst te staan
c. lndien een kandidaat na afloop van de stemmingen te kennen geeft niet op een mogelijk verkiesbare positie te willen staan, dan zal het bestuur de kandidaat naar een mogelijk onverkiesbare positie op de lijst laten zakken ten gunste van (sommige) kandidaten die op een hogere positie willen staan. Het bestuur bepaalt daarbij de uiteindelijke positie van de onderhavige kandidaat. De volgorde van de overige kandidaten wijzigt daarbij niet
d. Bij het uitvallen van een kandidaat schuiven de volgende kandidaten een positie op. De volgorde van de kandidaten wijzigt daarbij niet.
e. De kandidaten geven ter vergadering schriftelijk aan het bestuur aan de positie op de kieslijst te accepteren en, indien gekozen, in de gemeenteraad zitting te nemen.
f. Een kandidaat die via de kieslijst van de vereniging in de gemeenteraad wordt gekozen, bindt zich om gedurende de gehele zittingsperiode namens de vereniging zitting te nemen, tenzij hij of zij als wethouder wordt benoemd, redelijker wijze niet meer in staat is de gehele periode zitting te nemen of verhuist buiten Wassenaar.
g. Het bestuur stelt in de algemene ledenvergadering de kieslijst vast.
Artikel 16 Registratie:
a. Het bestuur registreert de vereniging voor deelname aan de verkiezingen.
b. Het bestuur dient binnen de daartoe gestelde termijn een lijst van kandidaten voor verkiezing van de gemeenteraad in bij de gemeente.
DE FRACTIE
Artikel 17 De fractie
De samenstelling van de fractie wordt bepaald door de gemeenteraadsverkiezing.
Artikel 18 De taak van de fractie
De fractie heeft, met behoud van eigen verantwoordelijkheid de taak het verkiezingsprogramma en het beginselprogramma van de vereniging zoveel als mogelijk is uit te dragen en ten uitvoer te brengen.
Artikel 19 De organisatie van de fractie
a. De fractie kiest zelfstandig uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter indien het aantal zetels in de gemeenteraad dit toelaat.
b. Wanneer de fractievoorzitter zijn zetel in de gemeenteraad opgeeft of om andere redenen het fractievoorziterschap moet opgeven benoemt de fractie uit haar midden een nieuwe voorzitter.
c. Besluiten worden door de fractie met meerderheid van stemmen genomen.
d. In geval van staken der stemmen bepaalt de fractievoorzitter het uiteindelijk in te nemen politieke standpunt.
e. Indien de fractie heeft besloten dat het onderhavige onderwerp een vrije kwestie betreft zijn de fractieleden vrij een individueel politiek standpunt in te nemen.
f. De fractie verdeelt onderling de beleidsterreinen en maakt deze verdeling bekend binnen en buiten de vereniging.
g. De communicatie vanuit de fractie met de media is een verantwoordelijkheid van de fractievoorzitter
Artikel 20 De steunfractie
a. De fractie kan zich in haar werkzaamheden laten bijstaan door raadscommissie leden. Deze leden dienen op de kieslijst te hebben gestaan.
De fractie bepaalt, na consultatie van het bestuur, wie als raadscommissielid wordt benoemd.
b. Het maximum aantal te benoemen raadscommissieleden wordt bepaald door hetgeen daarover is vastgelegd in de laatste versie van de Verordening op de Raadscommissies van de gemeente Wassenaar
c. De fractie maakt de beleidsterreinen van de raadscommissieleden bekend binnen en buiten de vereniging.
Artikel 21 Fractie ondersteuning door externe deskundigen of leden
a. De fractie kan zich in haar werkzaamheden laten bijstaan door commissie(s) van externe deskundigen resp leden van de vereniging
b. Commissieleden van de vereniging worden door het bestuur benoemd, vanuit een voordracht van de fractie
Artikel 22 Overleg met het bestuur
a. De voorzitter van de vereniging en de fractievoorzitter hebben minimaal een maal per maand overleg.
b. Het bestuur en de fractie hebben minimaal 2 (twee) keer per jaar plenair overleg.
Artikel 23 Opvolging en vervanging
In voorkomende gevallen zal bij het vervullen van openvallende plaatsen in de fractie de volgorde van de vastgestelde verkiezingsuitslag worden gevolgd. Mocht de volgende op de lijst van de vastgestelde verkiezingsuitslag niet tot de raad willen toetreden zal de daarop volgende worden gevraagd de opengevallen zetel in te nemen. Dit proces kan zch herhalen totdat de laatste positie van de vastgestelde verkiezingsuitslag is bereikt.
Artikel 24 Coalitie akkoord en wethouder
Indien de fractie betrokken is bij coalitiebesprekingen zal de fractievoorzitter in gezamenlijk overleg met het bestuur bepalen :
a. partijen waarmee wel of niet onderhandelingen worden gevoerd
b. de inhoud van het coalitie akkoord
c. welke portefeuilles minimaal door een bestuurder van of namens de vereniging worden nagestreefd
d. de uiteindelijke keuze van portefeuilles
e. de voordracht en keuze van een eventuele wethouder
f. acceptatie van wethouders van coalitie partijen
Artikel 25 Verantwoording en contact
a. Indien van toepassing legt de fractie een coalitie akkoord voor aan de ledenvergadering
b. Jaarlijks informeert de fractie de algemene vergadering over de door haar verrichte werkzaamheden.
c. Tijdens elke algemene leden vergadering geeft de fractievoorzitter, of bij ontstentenis zijn plaatsvervanger, een politieke update.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 26 Wijziging reglement
a. Voorstellen tot wijziging van dit reglement moeten van het bestuur uitgaan of door minimaal 10 leden die gerechtigd zijn te stemmen en schriftelijk worden ingediend bij de secretaris.
b. Indien er reeds een datum van een algemene leden vergadering door het bestuur is gecommuniceerd dienen voorstellen minimaal 4 weken voor deze datum door de secretaris te zijn ontvangen.
c. Wijziging van het Huishoudelijk Reglement kan slechts plaatshebben door een besluit van een algemene ledenvergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal worden voorgesteld.
d. De termijn voor het oproepen van deze algemene ledenvergadering bedraagt éénentwintig kalenderdagen.
e. Zij, die de oproeping tot deze algemene ledenvergadering ter behandeling van een voorstel tot reglementswijziging hebben gedaan, moeten de leden ten minste tien kalenderdagen voor de dag van de vergadering schriftelijk of digitaal informeren middels een afschrift van het voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen.
f. Tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement kan door de algemene ledenvergadering slechts worden besloten met een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen.
Artikel 27 Onduidelijkheid reglement en onvoorziene gevallen
Elk geschil over de uitlegging of toepassing van dit reglement wordt onderworpen aan de beslissing van het bestuur. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur voor zover dit niet in strijd is met de statuten.
Aldus goedgekeurd door het bestuur, Wassenaar 7 november 2017.
Geamendeerd in de Algemene Leden Vergadering van 13 december 2017.